Selasa, 11 Juni 2024 M /04 Dzulhijjah 1445 H
LPM Talk Series kali ini adalah seri terakhir di tahun akademik 2023-2024 yang telah berjalan mulai bulan September 2023 hingga Juni 2024.
Dalam kesempatan ini Direktur LPM IAI Tazkia Asnan Purba, Lc., M.Pd.I. menegaskan pentingnya kegiatan ini sebagai sarana edukasi, informasi dan sosialisasi untuk seluruh civitas akademika Tazkia dan mengapresiasi kesediaan seluruh pemateri selama kegiatan ini berlangsung seraya berharap dapat menampilkan narasumber yang lebih bervariasi lagi untuk menambah wawasan civitas IAI Tazkia kedepannya.
Dalam seri terakhir tema yang dibahas tentang kesekretariatan di IAI Tazkia yang disampaikan oleh Ana Eka Fitriani, S.H., M.H. selaku Staf Sekretariat Rektor – IAI Tazkia. Dalam hal ini pemateri membahas poin-poin penting diantaranya:
- Mengenal terlebih dahulu perbedaan Sekretariatan, Sekretariat dan Sekretaris. Sekretariatan merujuk pada struktur organisasi atau departemen yang bertanggung jawab atas fungsi administratif, pengelolaan informasi, dan dukungan administratif dalam sebuah organisasi. Sekretariat merujuk pada kantor atau unit dalam organisasi yang menyediakan dukungan administratif, pengelolaan informasi, dan layanan terkait. Sekretaris orang individu yang bertanggung jawab untuk menyediakan dukungan administratif dan manajerial kepada atasan atau tim di dalam organisasi.
- Peran Sekretaris diantaranya:
- Sekretaris yang mampu membantu tugas pimpinan, terutama hal-hal yang berkaitan dengan administrasi perkantoran/organisasi.
- Tanggung jawab sekretaris: mengatur jadwal, menyusun rapat, menanggapi komunikasi, dan menjalankan tugas-tugas administratif lainnya.
- Saat ini peran sekretaris adalah mampu menjadi partner atasannya dalam hal diantaranya:
- Penguasaan Hardskill yaitu Melakukan korespondensi, Melakukan pengarsipan elektronik, Mengatur perjalanan dinas.
- Penguasaan Softskill yaitu Komunikator ulung, Membangun jejaring, Pemahaman terhadap etika bisnis, Mampu berpenampilan profesional.
- Sekretaris dituntut untuk cerdas, cepat dan cekatan, mengapa? Perkembangan dunia usaha yang semakin cepat dan dinamis, membuat pemimpin perusahaan juga harus cepat beradaptasi, demikian pula untuk sekretarisnya. Seorang sekretaris yang cerdas namun tidak cepat dalam bekerja, hasilnya pun tidak akan maksimal, sebaliknya cepat namun tidak cerdas juga akan membuat pekerjaan kacau. Cerdas, cepat, dan cekatan berarti mampu menyelesaikan segala sesuatunya dengan baik dengan atau tanpa meminta bantuan dari orang lain, serta bisa memberikan hasil yang memuaskan bagi atasan kita.
- Cara menjadi sekretris yang efektif diantaranya Keterampilan Komunikasi, Manajemen Waktu, Keterampilan Organisasi, Kerahasiaan dan Etika Profesional, Keahlian Teknologi, Inisiatif dan Proaktif, Kemampuan Menangani Stres, Kolaborasi, Pemahaman Bisnis, Pendidikan Kontinu.
- Adapun tips bagaimana menulis surat yang baik diantaranya Penentuan Format, Penyusunan Alamat, Tanggal, subjek, pembukaan, isi surat, bahasa yang jelas dan tegas, penutup, tanda tangan, lampiran, review dan koreksi, gaya dan kesesuaian.
- Hal-hal yang harus dihindari ketika menulis surat diantaranya Ketidakjelasan, Gaya Bahasa yang Tidak Sesuai, Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan, Detail yang Tidak Akurat, Penggunaan Kata-kata Emosional atau Tidak Profesional, Panjang yang Berlebihan, Pengulangan yang Tidak Perlu, Kurangnya Struktur, Penggunaan Huruf Besar Secara Berlebihan, Ketidakpatuhan dengan Kebijakan Perusahaan, Tidak Menyertakan Informasi Kontak.
Acara dilanjutkan dengan sesi tanya jawab yang dipandu oleh Moderator Ahmad Hapid, A.Md. yang juga selaku Operator PDDikti & EMIS – IAI Tazkia lalu dilanjutkan dengan closing statement serta foto bersama.
Semoga kegiatan LPM Talk Series di Tahun Akademik 2024-2025 lebih baik lagi, aamiin.
Salam LPM TerBaiK (Terdokumentasi, Berkualitas, Kompeten)
https://youtu.be/A4eqIZZlYCM